Panduan penggunaan Humanify

Buka humanify.id lalu pilih Daftar. Isi nama perusahaan, email owner, dan kata sandi.

Masuk sebagai owner. Jika wizard setup masih terbuka, selesaikan data organisasi dulu. Menu HR lain terkunci sampai setup selesai.

Undang rekan HR di Tim & Undangan, lalu impor karyawan atau tambah satu per satu.

Atur shift, saldo cuti, dan komponen gaji sebelum periode pertama ditutup.

Bagikan tautan portal karyawan. Karyawan masuk dengan akun yang diundang, bukan akun owner.

Buka https://humanify.id/login.

Isi email akun perusahaan dan kata sandi.

Pilih Masuk. Jika 2FA diwajibkan perusahaan, selesaikan pendaftaran di Keamanan sebelum menu lain terbuka.

Jika lupa kata sandi, buka Lupa password, minta tautan, lalu setel kata sandi baru.

Setelah login, beranda terbuka otomatis.

Baca kartu ringkas untuk melihat antrean yang perlu tindakan, misalnya cuti menunggu.

Gunakan menu kiri untuk masuk ke modul. Grup menu: Utama, Karyawan, Kehadiran & Cuti, Payroll, Kinerja, Talent & Belajar, Operasional HR, Laporan, Platform, Bantuan.

Buka Kalender HR dari grup Utama.

Pindah bulan dengan panah periode.

Klik tanggal untuk melihat rincian. Cuti yang masih menunggu tidak diperlakukan sama dengan cuti yang sudah disetujui.

Untuk mengubah saldo atau menyetujui, lanjut ke Manajemen Cuti. Kalender adalah tampilan, bukan tempat persetujuan.

Buka Pengumuman.

Buat pengumuman baru: judul, isi, dan kapan mulai tampil.

Simpan sebagai draf bila belum siap, atau terbitkan bila harus langsung terbaca.

Periksa di portal karyawan bahwa teks yang sama yang terbaca orang lain.

Buka Database Karyawan.

Cari dengan nama atau nomor induk. Jangan andalkan urutan tabel bila perusahaan sudah besar.

Tambah karyawan bila belum ada di impor. Isi identitas, tanggal masuk, jabatan, dan departemen.

Simpan. Buka lagi profilnya untuk menambah keluarga atau melihat riwayat mutasi.

Ekspor CSV bila perlu salinan untuk arsip di luar sistem. File berisi data pribadi; simpan sesuai kebijakan perusahaan.

Unduh template kolom yang diminta halaman ini. Jangan mengubah nama kolom.

Isi satu baris per orang. Email dan nomor induk tidak boleh kembar dengan data yang sudah ada.

Unggah berkas dan baca pratinjau. Baris yang ditolak disebut alasannya.

Perbaiki berkas, unggah ulang, lalu konfirmasi hanya setelah pratinjau bersih.

Gambar unit dari atas: perusahaan, direktorat, lalu departemen.

Tetapkan atasan tiap unit sebelum mengisi bawahan.

Sambungkan karyawan yang sudah ada di database ke unit yang benar.

Cek ulang setelah mutasi, karena pindah unit di sini mengubah jalur persetujuan.

Buka halaman kepatuhan, tab Tenaga Kerja Asing.

Pilih karyawan yang sudah ada di database, atau tandai kategori Tenaga Kerja Asing (TKA) di profil.

Catat dokumen mengikuti urutan: RPTKA, notifikasi Kemnaker, bukti DKP-TKA, VITAS jika perlu, KITAS, lalu perjanjian kerja.

Tinjau tahap yang masih kosong dan dokumen yang berakhir dalam 60 hari.

Pastikan orangnya sudah tersimpan di Database Karyawan.

Buka Onboarding dan buat proses untuk orang itu.

Bagi tugas: HR mengurus kontrak dan akun, atasan mengurus orientasi kerja.

Tandai selesai satu per satu. Proses belum selesai bila tugas wajib masih terbuka.

Catat tanggal efektif keluar di profil atau kontrak sebelum menutup akses.

Buka Offboarding dan mulai checklist untuk karyawan itu.

Selaraskan dengan Manajemen Aset: barang perusahaan harus kembali sebelum tugas aset ditutup.

Nonaktifkan akun portal setelah slip dan dokumen terakhir selesai, bukan sebelumnya.

Buka Kontrak & Reminder.

Tambah kontrak pada karyawan yang sudah ada.

Isi jenis, tanggal mulai, tanggal selesai, dan siapa yang harus diingatkan.

Tinjau daftar yang mendekati habis masa setiap minggu. Perpanjangan adalah catatan baru atau perubahan tanggal, bukan hapus riwayat.

Daftarkan aset dengan kode unik sebelum diserahkan.

Tautkan ke karyawan pemegang.

Saat pindah tangan, lepaskan dari pemegang lama lalu tautkan ke pemegang baru.

Pada offboarding, tarik aset dan kosongkan pemegang.

Buka Persetujuan digital.

Buat permintaan untuk karyawan dan dokumen yang dimaksud.

Karyawan masuk ke portal atau halaman yang ditunjuk, membaca, lalu menyatakan setuju.

HR memeriksa nama, waktu, dan status. Jangan menjanjikan kekuatan hukum tanda tangan elektronik tersertifikasi dari layar ini.

Buka Dasbor Absensi setiap pagi operasional.

Filter orang yang belum clock-in atau terlambat.

Cocokkan dengan cuti yang disetujui agar orang yang sah cuti tidak dihitung alpa.

Lanjut ke Rekap Harian untuk koreksi, atau ke Jadwal & Shift bila polanya salah.

Buat pola: jam masuk, jam pulang, dan toleransi terlambat.

Tetapkan pola ke karyawan atau unit untuk tanggal yang jelas.

Jangan menimpa hari yang sudah dikunci payroll tanpa catatan koreksi.

Minta satu orang uji clock-in setelah pola baru disimpan.

Pilih tanggal yang akan ditutup.

Cari jam kosong. Bedakan alpa, cuti disetujui, dan lupa clock.

Koreksi hanya dengan alasan. Koreksi mengubah angka yang nanti masuk payroll.

Setelah payroll periode itu final, jangan mengubah rekap tanpa menjalankan ulang perhitungan yang terkait.

Catat identitas perangkat sebelum dipasang di lokasi.

Aktifkan hanya perangkat yang memang dipakai.

Nonaktifkan mesin lama agar clock ganda tidak masuk.

Uji dengan satu karyawan dan pastikan barisnya muncul di rekap harian.

Ubah satu kebijakan setiap kali, lalu simpan.

Jika geofence dipakai, pastikan koordinat kantor benar sebelum mewajibkan lokasi.

Beritahu karyawan sebelum aturan clock berubah.

Cek satu absensi percobaan di rekap.

Buka Manajemen Cuti dan lihat antrean menunggu.

Baca jenis, tanggal, dan sisa saldo sebelum menyetujui.

Setujui atau tolak dengan alasan bila menolak. Jangan menghapus pengajuan sebagai pengganti penolakan.

Setelah disetujui, tanggal itu muncul sebagai cuti di kalender dan tidak dihitung alpa.

Buka Dasbor Payroll dan pastikan periode yang akan dibayar.

Selesaikan rekap absensi, lembur, dan kasbon periode itu lebih dulu.

Masuk ke Proses Gaji untuk menghitung. Jangan mengirim slip sebelum angka ditinjau.

Pastikan tidak ada cuti atau absensi yang masih salah untuk periode ini.

Jalankan hitung. Baca orang yang gajinya nol atau melonjak.

Koreksi sumbernya (absensi, lembur, kasbon), lalu hitung ulang. Jangan mengedit angka slip sebagai satu-satunya jejak.

Finalisasi hanya setelah finance setuju. Final berarti angka itulah yang dicetak di slip.

Pilih periode yang sudah dihitung.

Buka satu slip dan cocokkan gaji pokok, tunjangan, potongan, dan lembur dengan sumbernya.

Unduh bila perlu arsip HR.

Beritahu karyawan untuk membuka Slip Gaji di portal mereka. Mereka hanya melihat slip sendiri.

Buka THR menjelang hari raya yang dibayarkan perusahaan.

Periksa siapa yang masuk daftar dan masa kerjanya.

Hitung, tinjau yang masa kerjanya belum 12 bulan, lalu kunci bila angka sudah disetujui.

Selesaikan proses gaji periode itu.

Buka PPh 21 dan bandingkan dengan potongan di slip sampel.

Ekspor atau catat angka yang akan dilaporkan. Pelaporan resmi dilakukan di kanal pajak, bukan di tombol halaman ini.

Pastikan upah yang dipakai iuran sudah benar di proses gaji.

Buka halaman BPJS untuk periode yang sama.

Cocokkan satu karyawan dengan slipnya.

Gunakan angka ini sebagai dasar pembayaran iuran di luar Humanify.

Tutup antrean lembur sebelum menghitung gaji periode itu.

Setujui hanya jam yang memang dikerjakan.

Hitung ulang gaji setelah lembur disetujui bila hitungan sebelumnya sudah dibuat.

Catat bonus pada karyawan dan periode pembayaran.

Jangan mencatat bonus yang sama dua kali.

Hitung ulang proses gaji agar nominal masuk slip.

Catat kasbon yang sudah benar-benar dicairkan.

Tentukan bagaimana dipotong: sekali atau bertahap, sesuai isian yang tersedia.

Pada proses gaji, pastikan potongan muncul sebelum final.

Buat perjanjian pinjaman di luar sistem bila perusahaan mensyaratkan, lalu catat pokok dan cicilan di sini.

Cicilan ikut proses gaji setiap periode sampai sisa habis.

Jangan menghapus pinjaman yang sudah berjalan. Lunaskan lewat cicilan.

Buka laporan hanya setelah proses gaji periode itu ditinjau.

Cocokkan total dengan jumlah slip.

Simpan berkas di tempat yang aksesnya dibatasi.

Pastikan nomor rekening di data karyawan sudah benar.

Buka Transfer Bank untuk periode yang sudah final.

Unduh daftar dan jalankan pembayaran di bank perusahaan.

Simpan bukti transfer di finance. Humanify menyimpan daftar instruksi, bukan konfirmasi mutasi rekening bank.

Buka antrean klaim menunggu.

Buka lampiran. Tolak klaim tanpa bukti yang dipersyaratkan.

Setujui nominal yang sah. Sebagian klaim bisa perlu koreksi nominal.

Pastikan yang disetujui masuk periode bayar yang dimaksud.

Daftarkan orang harian sebelum mencatat kehadirannya.

Isi hari atau volume yang dibayar.

Tinjau upah sebelum dibayarkan. Jangan mencampur dengan slip karyawan tetap bila kebijakan perusahaan memisahkannya.

Tulis objective yang bisa dipahami satu kalimat.

Tambahkan key result dengan angka target.

Perbarui progres pada ritme yang disepakati, bukan hanya di akhir tahun.

Pilih periode dan karyawan.

Pasang indikator dari pengaturan KPI, jangan membuat nama ganda untuk hal yang sama.

Isi aktual pada akhir periode.

Pakai angka ini di Penilaian Kinerja, bukan sebaliknya.

Buat indikator sekali, lalu pakai ulang.

Samakan satuan (persen, rupiah, jumlah) agar laporan tidak mencampur makna.

Bobot total pada satu orang sebaiknya 100 persen. Halaman penilaian yang menolak bobot salah harus diperbaiki di sini atau di penetapan orang itu.

Buat atau buka siklus periode.

Manajer mengisi penilaian untuk bawahan langsung.

Simpan draf bila belum final, lalu kunci sesuai tombol yang tersedia.

HR memantau siapa yang belum dinilai.

Pastikan add-on ATS aktif di Billing.

Buat lowongan: judul, lokasi, dan syarat.

Tayangkan agar muncul di Portal Karir.

Pindahkan kandidat antar tahap. Saat diterima, buat data karyawan lalu jalankan onboarding. Jangan menganggap kartu kandidat sebagai karyawan aktif.

Aktifkan add-on Bank Data Talent.

Simpan kandidat yang belum diterima agar tidak hilang setelah lowongan ditutup.

Saat ada lowongan baru, cari di bank lalu hubungkan ke lowongan ATS.

HR menayangkan lowongan di Rekrutmen.

Bagikan https://humanify.id/careers atau tautan karir perusahaan.

Pelamar mengisi form dan mengirim.

HR memproses di ATS, bukan di halaman publik.

Buka Dasbor LMS setelah add-on aktif.

Mulai dari Kursus, bukan dari ujian kosong.

Ikuti urutan: materi, soal, ujian, penilaian, baru sertifikat.

Buat kursus dan isi materi sampai bisa diikuti tanpa penjelasan lisan.

Susun learning path bila ada urutan wajib.

Tetapkan peserta. Mereka melihatnya di Training & LMS pada portal.

Pastikan bank soal sudah berisi butir yang akan dipakai.

Buat ujian, pilih soal, tentukan nilai lulus dan waktu.

Buka jendela pengerjaan. Peserta mengerjakan dari portal.

Tulis soal dan kunci sebelum membuat ujian.

Simpan. Perubahan soal yang sudah dipakai ujian berjalan perlu kehati-hatian agar peserta tidak melihat versi berbeda.

Buka penilaian setelah jendela ujian tutup atau sesuai kebijakan.

Isi nilai yang masih manual.

Simpan. Kompetensi dan sertifikat membaca kelulusan ini.

Definisikan kompetensi dan syaratnya.

Setelah peserta lulus, terbitkan sertifikat dari alur yang tersedia.

Cek Registri Sertifikat agar nomornya tidak ganda.

Pilih periode.

Cari peserta yang belum selesai mendekati tenggat.

Jangan memakai grafik ini untuk nilai kinerja tahunan tanpa menyepakati bobotnya di KPI.

Buat program dengan tanggal dan penyelenggara.

Daftarkan peserta dari database karyawan.

Tandai selesai setelah kelas benar-benar jalan. Sertifikat menyusul di registri bila diterbitkan.

Buka registri untuk memastikan sertifikat yang diklaim karyawan memang ada.

Cari berdasarkan nama atau nomor.

Undang orang dari menu Tim & Undangan bila mereka butuh akun.

Pastikan mereka tampil di tim internal setelah menerima undangan.

Akses modul diatur di Role & Akses, bukan hanya dengan nama di daftar ini.

Buat tugas dengan batas waktu dan pemilik.

Tutup hanya setelah hasilnya ada. Jangan memakai tugas ini sebagai pengganti tiket support produk.

Buka aktivitas untuk melihat apa yang baru terjadi di tenant.

Gunakan filter tanggal bila daftar panjang.

Jangan hanya mengedit jabatan di profil bila perusahaan perlu riwayat. Buat mutasi.

Isi tanggal efektif. Sebelum tanggal itu, penugasan lama yang berlaku.

Periksa struktur organisasi dan atasan setelah mutasi disimpan.

Buat pengajuan sebelum berangkat: tujuan, tanggal, perkiraan biaya.

Setujui atau tolak.

Setelah pulang, klaim biaya dengan bukti. Jangan menyetujui klaim yang melebihi kebijakan tanpa catatan.

Buat kasus dengan pihak yang sudah ada di database bila itu karyawan.

Catat tanggal dan fakta, bukan opini semata.

Tutup kasus hanya setelah ada hasil. Surat disiplin yang terbit menyusul di modul Surat Disiplin.

Pilih karyawan dan jenis surat.

Isi tanggal dan uraian.

Terbitkan. Periksa dari akun karyawan bahwa hanya orang itu yang melihat suratnya.

Aktifkan add-on AIMAN di Billing bila perusahaan memakainya.

Buka AIMAN dari menu.

Gunakan jawaban sebagai draf. Setujui cuti, hitung gaji, dan terbitkan surat tetap di modulnya oleh manusia.

Pilih periode.

Baca grafik sebagai ringkasan. Untuk nama per orang, buka modul sumber atau Laporan HRIS.

Pilih jenis laporan.

Sempitkan tanggal dan unit.

Ekspor hanya data yang memang boleh keluar dari sistem.

Pilih potongan yang ingin dibaca: unit, periode, atau status.

Gunakan ini untuk pertanyaan manajemen. Koreksi data tetap di modul asal.

Buka Konfigurasi ESS.

Nyalakan hanya modul yang kebijakannya sudah siap. Slip gaji yang dinyalakan sebelum payroll final akan menampilkan slip yang memang sudah terbit.

Simpan, lalu cek dengan satu akun karyawan.

Buka Persetujuan HR.

Kerjakan item menunggu. Jangan menumpuk sampai tanggal cuti lewat.

Keputusan di sini sama akibatnya dengan keputusan di modul cuti: status dan saldo mengikuti.

Perbarui nama dan data yang boleh tampil di slip atau pengumuman.

Simpan. Perubahan tidak memindahkan data ke perusahaan lain.

Undang dengan email yang benar-benar dipakai orang itu.

Pilih peran secukupnya. Jangan memberi owner kepada semua HR.

Jika undangan kedaluwarsa, kirim ulang. Jangan membuat karyawan ganda di database hanya karena akun belum aktif.

Ubah satu peran, simpan, lalu masuk dengan akun uji peran itu.

Payroll dan data gaji hanya untuk peran yang memang mengelolanya.

Karyawan biasa tetap di portal, bukan diberi peran HR.

Buka Keamanan.

Pindai kode dengan aplikasi autentikator, bukan tangkapan layar yang dibagikan.

Masukkan kode sekali untuk mengonfirmasi.

Simpan kode pemulihan di tempat yang hanya Anda yang pegang, bila ditampilkan.

Kerjakan bersama IT. Salah metadata mengunci orang keluar.

Uji satu akun sebelum mengumumkan SSO sebagai satu-satunya pintu.

Siapkan akun break-glass owner yang tetap bisa masuk bila IdP gangguan, sesuai kebijakan perusahaan.

Buat kunci hanya untuk sistem yang memang memanggil API.

Salin sekali dan simpan di tempat rahasia. Humanify tidak menampilkan ulang rahasia penuh.

Cabut kunci yang tidak dipakai.

Buka Billing & Upgrade.

Atur jumlah karyawan berbayar dan add-on. Jangan mengutip harga flat lama.

Lanjut ke pembayaran. Di produksi, pembayaran memakai alur checkout yang terpasang.

Setelah pembayaran tercatat, muat ulang. Modul yang terkunci paket mengikuti entitlement baru.

Buka checklist dan kerjakan dari atas.

Setiap butir diselesaikan di modulnya, lalu ditandai di sini.

Jangan mencentang impor karyawan bila database masih kosong.

Buka Portal Karyawan dari halaman login HR, atau langsung ke /employee/login.

Masuk dengan akun karyawan. Akun owner HR tidak otomatis menjadi akun karyawan.

Jika layar Setup foto wajah muncul, selesaikan pendaftaran wajah sekali. Foto dipakai untuk mencocokkan clock in dan clock out, lalu disimpan. Ikuti petunjuk: kamera depan, anggukan, tengok kiri dan kanan, lalu tatap kamera.

Di Beranda, baca pengumuman dan ringkas pribadi.

Absensi: clock-in dan clock-out pada jam dan lokasi yang diizinkan.

Cuti: Ajukan Cuti, pilih jenis (tahunan, sakit, penting, melahirkan, pengganti, tanpa gaji), isi tanggal, kirim. Cuti sakit meminta lampiran.

Slip Gaji di menu Lainnya hanya menampilkan slip milik sendiri setelah HR menerbitkan.

Klaim: Klaim Baru, pilih jenis, unggah bukti, kirim. Status berubah setelah HR memutuskan.

Lembur dan perjalanan mengikuti alur yang sama: ajukan, tunggu, baca status.

Profil untuk melihat data akun. Perubahan data induk yang sensitif tetap lewat HR.

Minta HR mengundang email Anda bila belum punya akun.

Buka halaman masuk portal, isi email dan kata sandi.

Jika gagal, jangan memakai kata sandi admin HR. Minta reset ke HR perusahaan.

Cari gejala dengan kata yang ada di layar, misalnya "cuti" atau "slip".

Jika artikel tidak menjawab, buka Tiket Support.

Buat tiket dengan judul yang menyebut modul, misalnya "Slip Maret tidak muncul di portal".

Sebutkan akun dan waktu, tanpa menempel kata sandi atau nomor rekening lengkap.

Balas di tiket yang sama agar riwayatnya satu.